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Da quando ho iniziato a scansionare documenti sul mio iPhone, mi sono davvero goduto la vita senza carta. Fatture, buste paga, assegni annullati, ricevute, contratti di locazione, documenti per animali domestici, il nome è tutto: tutto viene scannerizzato con il mio telefono, salvato e strappo immediatamente i fogli e li butto nella spazzatura.
Prova questo metodo di organizzazione dei documenti: farà miracoli per i tuoi cassetti, metterà i file a portata di mano e renderà le organizzazioni future molto più facili. E poiché stai utilizzando un dispositivo che hai sempre con te, è semplicissimo.
1. Crea un account Dropbox
Se non lo hai già, scarica subito Dropbox. È il modo migliore per archiviare tutti i tuoi file importanti sul cloud ed è totalmente gratuito. Nella cartella Dropbox, crea una cartella per documenti importanti. Mentre ci sei, crea sottocartelle per tutti i documenti importanti di cui tieni regolarmente traccia (fatture, ricevute, lavoro), ma ha senso organizzarli.
2. Scarica TurboScan
TurboScan è un'app incredibilmente utile che ti consente di scansionare e salvare immagini ed è solo $ 1,99. Utilizza la fotocamera del tuo iPhone per scattare foto dei tuoi file e regola automaticamente l'illuminazione e il contrasto dell'immagine per ottenere il testo più chiaro possibile. Ti consente anche di salvare i file in formato PDF, inviarli via e-mail a te stesso o salvarli su Dropbox. TurboScan ti consentirà di aprire i file salvati in qualsiasi applicazione che supporti i PDF, incluse app come Dropbox ed Evernote. Se apri un'immagine in Dropbox, ti permetterà di salvare il documento nella cartella che hai creato nel passaggio 1.
3. Scansione via!
La parte più importante di questo sistema è la scansione di tutto ciò che si trova in giro e la scansione immediata di tutto ciò che è importante ottenere. È un po 'irrealistico scansionare tutti i documenti che hai accumulato negli anni, ma scansionare quelli più importanti e continuare a scansionare tutti i nuovi documenti che ricevi. Dato che stai salvando tutto su Dropbox, sarai in grado di cercare e accedere a tutti i tuoi documenti da qualsiasi dispositivo, ogni volta che è necessario. Alla ricerca di un nuovo appartamento? Avrai tutti i tuoi paystub direttamente sul tuo telefono e pronti a inoltrare a un potenziale proprietario. Anche i documenti bancari. E, soprattutto, non avrai pile di carta in giro!