Abbiamo una confessione da fare: non siamo tutti aderenti alle configurazioni pulite e minimaliste che occasionalmente presentiamo. In effetti, a volte siamo l'opposto polare, una razza conosciuta come Messy Deskers. Per alcune persone, avere tutto visibile e visibile funziona. Ma per i momenti in cui la situazione della pila minaccia di sopraffare la scrivania, questi quattro passaggi sono utili per tenere sotto controllo le cose.
Questi possono sembrare un senso comune per quelli di voi che sono nati con capacità organizzative e vi invidiamo. Abbiamo dovuto imparare ogni trucco che usiamo ora ed è un processo costante che richiede molta autodisciplina. Abbiamo imparato ad abbracciare il nostro disordine, hackerando al contempo le nostre abitudini per assicurarci di rimanere funzionali e produttivi nel nostro spazio di lavoro.
Questi suggerimenti sono per i nostri colleghi disordinati scrittori, che potrebbero essere alla ricerca di una boa simile di pulizia tra l'oceano di carta attualmente in cima al loro spazio di lavoro. Non possiamo promettere che ti renderanno super organizzato, ma possono aiutarti a gestire le cose.
Quante volte hai nascosto qualcosa in un cassetto, "per ogni evenienza" ne avresti bisogno in un secondo momento? E quante volte ne hai mai avuto bisogno? Scommettiamo che la risposta a quest'ultima domanda è "zero", e questo è il motivo della regola n. 1.
In questa era della fotografia digitale, dei segnalibri portatili e dell'archiviazione su cloud, non c'è motivo reale per farlo mantieni le scartoffie non essenziali e, per i piloti di carta come noi, ciò può significare molto desktop immobiliare.
Ad esempio, invece di stampare e archiviare un articolo o un documento in un cassetto, perché non rilasciare il file in un servizio simile Evernote o Dropbox? Sono accessibili da qualsiasi computer e ordinabili per data o tag, semplificando in seguito i riferimenti.
È anche utile mantenere una singola cartella di segnalibri che funga da discarica generale per i siti a cui desideri accedere in una data successiva non specificata. È così facile cercarli se ne hai davvero bisogno che non hai nemmeno bisogno di un sistema di cartelle, oltre le basi.
Essere rigorosi con te stesso a questo primo livello garantisce che solo le cose veramente importanti e necessarie filtrino fino alla tua stampante e al tuo archivio, che sarà molto più organizzato ora che è stato liberato da tutto ciò miscellanea. (Tratteremo di cosa fare con questi nella Regola n. 3). E ovviamente, tieni duro con tutti i documenti finanziari. "Tranne la morte e il pagamento delle tasse", come si suol dire.
Chiamiamolo "elevarsi al di sopra del caos". Il suo scopo è quello di estrarre le cose che richiedono attenzione immediata o a lungo termine attenzione e mantenerli in prima linea, qualcosa che è importante per le persone che preferiscono distribuire tutto il loro lavoro prima loro.
Per alcuni, ciò potrebbe significare una fila di bigliettini appesi al muro di fronte alla scrivania, e per altri potrebbe essere un pianificatore di carta, un calendario digitale o un semplice elenco di cose da fare scritto a mano. Non ha bisogno di essere letteralmente all'altezza degli occhi, purché abbia lo stesso scopo.
Qualunque sia il metodo, mantenere i compiti separati dal disordine generale - disordine digitale incluso - significa che nulla andrà mai perso a causa del disordine, che è, per quelli di noi che preferiscono una scrivania ammucchiata, l'unico grande svantaggio di avere tutto fuori invece di mettere lontano.
Per noi, la chiave per non perdere cose come le penne è metterle in una tazza o in un cassetto della scrivania alla fine di ogni giornata. (Ciò impedisce anche ai gatti di buttarli giù e di batterli sul pavimento.) Senza questo semplice promemoria, siamo per sempre portandoli in giro per l'ufficio, mettendoli in sacchetti e in genere vengono catturati senza un utensile da scrittura ogni volta che lo sono necessario.
Questo principio si applica a tutto ciò che deve rimanere alla scrivania, a portata di mano o di facile accesso. Per molti scrittori disordinati, questo significa anche trovare un qualche tipo di sistema di archiviazione che funzioni per te. Nel nostro caso, significa scaffali, scaffali, scaffali.
E se dopo la pulizia della tua grande scrivania, ci sono cose rimaste senza casa dove andare? Mettili nel cestino. Non ci può essere pietà nelle guerre della scrivania disordinata.
Parte del motivo per cui abbiamo sempre avuto una scrivania disordinata è che abbiamo cercato di modellare la nostra configurazione attorno a sistemi organizzati e strutturati da altre persone. Ma ora accettiamo la realtà, il che è che non avremo mai una scrivania minimalista, quindi potremmo anche trarre il meglio da ciò che abbiamo.
Tieni d'occhio ciò che già fai, quindi aumenta l'abitudine con l'organizzazione. Se lasci sempre cadere le chiavi su una sedia, considera di mettere un gancio o ottenere un catchall per l'angolo della tua scrivania. Se hai problemi a lasciare il telefono alle spalle, tienilo sempre collegato alla stessa presa con un cavo che non esce mai. Se stai sempre attaccando le note al muro, limitale a una bacheca che completa l'arredamento. La tua pianificazione futura ingannerà le parti pigre del cervello in azioni positive.
Potresti chiederti: se non avrò mai una scrivania super ordinata, perché preoccuparsi? Si sommano quindici minuti di organizzazione alla fine di ogni giornata lavorativa e il tempo è denaro.
La risposta è che stai semplicemente scegliendo quando trascorrere i tuoi quindici minuti: o lanciando roba nel cestino per la raccolta differenziata alla fine della giornata, o in cerca di quella penna o pezzo di carta con il telefono importante numero. Ad ogni modo, paghi. Quindi perché non scegliere l'opzione meno stressante?
Hai una scrivania disordinata? Cosa fai per mantenerlo gestibile e rimanere produttivo nell'area di lavoro? Siamo sempre alla ricerca di modi per migliorare le nostre impostazioni, quindi condividi i tuoi suggerimenti nei commenti.
