L'altro giorno stavo parlando con qualcuno delle e-mail e l'ascolto si lamentava di come non riuscivano a tenere le cose sotto controllo. Quindi ho inviato un'e-mail a un mio amico designer su qualcosa di importante e lui non ha mai risposto. Si scopre che la sua casella di posta contiene 4.000 email in profondità, quindi l'ha persa ...
Ero quel ragazzo, ma dopo aver provato un milione di sistemi diversi, mi sono reso conto che nessuna tecnica ha funzionato per me. Avevo bisogno di qualcosa che si adattasse al mio flusso di lavoro, ma avesse comunque senso. Ora questo potrebbe non funzionare per te, ma provalo e forse ti ritroverai a gestire la tua email un po 'meglio.
1. Posta in arrivo <20: Volevo davvero lavorare nel sistema Inbox Zero, ma non era sempre fattibile. Spesso mi ritrovo a tenere solo una o due e-mail nella mia casella di posta, senza mai farlo accadere e sentendomi in colpa più tardi.
Invece di attenermi alla parte "zero" della regola, ho deciso di mantenerlo semplice e assicurarmi che la mia posta in arrivo contenga sempre meno di 20 email. In questo modo, non mi sento in colpa per averne troppi lì dentro o per non aver raggiunto Inbox Zero. Tutte le e-mail rimaste nella posta in arrivo di solito sono lì perché devono essere attivate a breve, ma non necessariamente immediatamente.
2. La regola dei 20 minuti: Vorrei poter trovare dove ho letto questo, perché mi piacerebbe fare riferimento qui. Ma la premessa era che rispondevi a un messaggio di testo entro due minuti, e-mail in 20 minuti, messaggi vocali in due ore o qualcosa del genere. Indipendentemente dai numeri effettivi, ho adottato la regola dei 20 minuti per rispondere alle email quando possibile.
Tornando rapidamente alle persone, la mia posta in arrivo rimane libera da disordine, le persone non si arrabbiano perché non ho risposto e rimango organizzato nel processo.
3. Atto, archivio o cestino: Ogni email ha una delle tre azioni per me. Se devo agire su ciò che è lì, allora rispondo e quindi prendo l'e-mail originale e lo file in una cartella di archivio. Se ho bisogno dell'email ma non ha bisogno di alcuna risposta (come una ricevuta o qualcosa del genere), la inserisco di nuovo nella cartella Archive. Infine, se si tratta di spam o posta indesiderata, lo elimino in modo permanente, in questo modo non occupa spazio sul disco rigido. Trovo che questo sistema funzioni bene per me perché so sempre dove cercare qualcosa, ma allo stesso tempo mi libero dal disordine.
4. Gestire la posta elettronica in batch: Prima ancora di alzarmi dal letto, di solito ci sono 30 e-mail nella mia casella di posta, che richiedono tutti un tipo di attenzione. Anche dopo aver tagliato il grasso ed eliminato lo spam, c'è ancora una notevole quantità di email da gestire, il che può essere frustrante. Come lo faccio?
Dal momento che ricevo così tante e-mail, di solito posso gestirle in batch anche entro la regola dei 20 minuti. Ciò significa che non sto perdendo tempo a controllare costantemente la mia casella di posta, bloccando l'altro flusso di lavoro nel processo.