C'è una citazione attribuita a Bill Gates che recito continuamente: "Scelgo una persona pigra per fare un duro lavoro; perché una persona pigra troverà un modo semplice per farlo. "Lo adoro perché cattura un sentimento che ho sempre trovato per suonare vero: c'è un modo per trasformare un vizio in una virtù. Le persone pigre sono le migliori a trovare modi semplici di fare le cose. Le persone disordinate hanno i migliori consigli per la pulizia. E le persone che sono certamente pessime nel gestire le loro caselle di posta in arrivo hanno i migliori consigli per comunicare via e-mail.
Ho raccolto alcuni solidi consigli dagli e-mail desiderosi di provare proprio qui per dimostrarlo. E sì, i nomi sono stati redatti per proteggere le loro caselle di posta.
"A meno che non sia assolutamente necessario, non inviare un'email a più di una persona. Sono meno propenso a rispondere perché sto aspettando (e sperando) di vedere se l'altra persona lo fa. "
"Ho iniziato a dirlo alle persone nelle mie e-mail, se non mi senti entro [data ragionevole], ti prego di prendermi in giro esattamente quella mattina con un oggetto in maiuscolo. Una volta che sanno che sono serio, penso che il permesso di infastidire aiuta a far andare avanti le cose, anche quando uno di noi lascia cadere la palla ".
“L'uso delle istruzioni di azione nell'intestazione mi fa risparmiare continuamente. Fondamentalmente, digita la tua email con il destinatario e il titolo, quindi dimmi di cosa hai bisogno. Qualcosa come "AZIONE RICHIESTA: numeri dei prossimi anni" o "PER RECENSIONE: utilizzo dell'account XYZ" o "RISPOSTA NECESSARIA: riunione di domani, foglio di calcolo allegato. "Se vedo una di quelle istruzioni in grassetto di solito la priorità, e se sono il mittente, ho una risposta molto migliore Vota."
"Quando ho a che fare con persone che succhiano e-mail, invio loro elenchi numerati di domande a cui ho bisogno che rispondano."
“La risposta automatica è un vero toccasana! Sono uno spettacolo per una donna e, francamente, non tutto ciò che arriva nella mia casella di posta ha la massima priorità. "Questa donna impegnata ha il suo account aziendale che risponde automaticamente a ogni email, con un messaggio che invita i clienti con richieste urgenti a inviare messaggi di testo o chiamate e stabilisce un'aspettativa per la sua risposta: “Se non hai ricevuto una risposta entro 48 ore, ti preghiamo di seguire su."
“Le etichette sono un must! Posso facilmente ordinare tutto in quel modo. Ho impostato i filtri per archiviare automaticamente (salta la posta in arrivo) su cose che non richiedono una risposta immediata in modo da mantenere la mia posta in arrivo gestibile ".
"Se ti servono più di due frasi per affrontare il problema in un'email, probabilmente farai meglio a parlare al telefono o di persona. Inserisci quanti più dettagli possibile nella riga dell'oggetto. Le e-mail dovrebbero assomigliare più a messaggi che a carte di tua nonna. "
"Non continuare a rispondere all'infinito stesso thread di posta elettronica se l'argomento cambia. Di solito è meglio cambiare l'oggetto dell'oggetto dell'e-mail o, meglio ancora, iniziare una nuova e-mail. Quando ricevi più di 100 e-mail al giorno, devi essere bravo a stabilire le priorità delle risposte, quindi se non so di cosa tratta un'e-mail o se penso che si tratti di un vecchio argomento, è meno probabile che lo apra prontamente. Ed è particolarmente utile quando è necessario tornare indietro e cercare vecchie e-mail se l'oggetto corrisponde al corpo dell'email. "
Sembra controintuitivo, ma molte delle persone a cui abbiamo chiesto hanno detto che il loro smartphone le peggiora con la posta elettronica. "Questa è una regola che mi sto impegnando molto per implementare da solo: non controllare la tua email a meno che tu non sia disponibile a rispondere alle e-mail. Finisco per dimenticare di rispondere ad alcune e-mail o rimandare la mia risposta perché l'ho letto e poi ho dimenticato che non ho mai risposto. Sto davvero cercando di verificare solo se ho tempo ed energia mentale per rispondere in quel momento ".
"Ho" e-mail "nel mio calendario giornaliero e provo a starne fuori fino a quel momento e una volta trascorsi 30 minuti, lo chiudo."
"Faccio schifo via email, ma come cinque anni fa, Gmail ha iniziato magicamente a inviare tutto direttamente al Cestino. Non sono riuscito a capire come reindirizzarlo, e dopo alcuni tentativi incerti per una settimana, ho scoperto che mi piaceva. Ora, sposto le cose dalla mia spazzatura nella mia casella di posta se voglio salvarle; tutto il resto viene magicamente cancellato ogni mese o qualcosa del genere. "