Mentre l'anno volge al termine, le persone ovunque stanno lottando per trovare una parvenza di normalità in un periodo davvero turbolento. Ma molti hanno ancora responsabilità che richiedono loro di essere funzionali e produttivi a un certo livello, e sentirsi come se la tua attenzione fosse attratta in ogni direzione possibile può fare un numero sul tuo produttività. So di non essere solo quando dico che la mia concentrazione ha subito un colpo.
Essendo una persona che ha lavorato da casa per tutta la vita, ho sviluppato molte abitudini per mantenermi motivato e in cima a tutto, ma le abitudini che prima lavoravano per me non sono più disponibili. Ero abituato a passare dal mio centro pilates di quartiere per un allenamento per aumentare i miei livelli di serotonina, o lavorare in un bar o in una biblioteca, il che mi dava un senso di comunità nel silenzio. Poiché la maggior parte del mio lavoro viene svolto tramite i miei due migliori amici (Gmail e Google Drive), ho dovuto trovare un modo per gestire il mio carico di lavoro anche quando la mia mente si sente come se fosse alle sue ultime gambe.
Sono una di quelle persone che credono nella "posta in arrivo zero" alla fine di ogni singolo giorno e il mio precedente modo di gestire in Before Times era rispondere alle e-mail man mano che arrivano. Ma ora, quando sembra che tutto stia arrivando al doppio della velocità normale, mi trovo sopraffatto dalla massa di comunicazioni che mi arriva da tutte le angolazioni.
Per aggiungere un po 'di organizzazione alla mia vita, ho ideato un sistema di smistamento che potrebbe aiutarmi a dare la priorità a ciò che richiede la maggior parte della mia larghezza di banda, soddisfacendo al contempo le mie esigenze visive.
Il sistema che ho sviluppato è un trucco che ho imparato da un corso di design che ho seguito al college. Stavamo imparando teoria dei colori, e quante persone hanno associazioni naturali con i colori. Ad esempio, quando vediamo toni rossi, tendiamo ad associare cose molto aggressive (e spesso negative!) Come la penna rossa di un insegnante o un segnale "non disturbare" da Slack.
I suggerimenti subconsci che ricaviamo dalle tonalità di colore hanno un enorme effetto sul modo in cui elaboriamo le informazioni. (Ecco perché quando dipingi le pareti della tua camera da letto, potresti voler scegliere un colore che tranquillizzi la tua mente è in grado di rilassarsi.) Quando apro la posta in arrivo e vengo bombardato dalle email, la mia naturale inclinazione è quella di chiudere il computer portatile. Il design tecnologico predefinito è bianco, grigio e colori primari: questi sono i colori che spesso associamo alle aziende (vedi: l'intera tavolozza dei loghi di Google) e come persona che è più visivamente influenzata, volevo rendere il mio design più caldo e personale.
Il processo è semplice, ma efficace: Ogni volta che apro la mia e-mail, per prima cosa guardo le e-mail non lette che mi sono arrivate dall'ultima volta che sono stato nella mia casella di posta. Impiego dai cinque ai dieci minuti per setacciare lo spam, quindi valuto rapidamente il resto della mia posta: decido in quale etichetta rientra e quanto velocemente devo rispondere.
Per iniziare, ho suddiviso le mie etichette in quattro categorie, tutte determinate in base al tempo: "Rispondi entro un'ora", "Rispondi entro EOD", "Rispondi entro EOW" e "Rispondi quando Possibile." Le etichette di tutto il mio tempo sono arancioni perché sono abbastanza vicine all'urgenza del rosso, ma senza l'allarme istintivo che il rosso neon fa scattare nel nostro subconscio. Urgente, ma non stressante.
Ho scoperto che sollevando me stesso dalla pressione di essere costantemente disponibile, ero effettivamente in grado di concentrarmi di più. Gli esperti hanno studiato gli effetti positivi di impostazione degli "orari di ufficio" per le email ed è stato dimostrato che migliora l'efficienza, cosa che ho sperimentato in prima persona. Per quanto scherzo sul fatto che le email siano stressanti perché se ne invii una, all'improvviso ne riceverai altre tre, è molto scoraggiante e stressante quando cerchi di tenere sotto controllo più conversazioni che hanno tutti diversi gradi di urgenza. Creando un sistema di etichettatura basato sul tempo, posso concentrarmi su ciò che necessita di priorità e su ciò che può essere esaminato più tardi nel corso della giornata o della settimana.
Ho iniziato ad aggiungere più etichette in base alla categoria dell'email. Questo viene fatto in modo da sapere a colpo d'occhio quale dei miei compiti potrei trascurare di più in un dato momento. Ecco le etichette dei colori che ho incrociato in base alle mie esigenze:
Secondo la teoria dei colori, il giallo è il primo colore che noti. Dato che utilizzo principalmente la mia posta elettronica per cose legate al lavoro, volevo un flag facile e immediato per tutta la corrispondenza relativa al lavoro.
Evito di usare due colori: rosso e viola, perché tendono ad aumentare i sensori di stress nella pupilla. Alcuni colori hanno associazioni più aggressive, solo per saturazione o per associazione (grazie alla pubblicità), e gli esperti hanno studiato quali colori evitare se stai cercando di rilassarti. Come il modo in cui la maggior parte delle persone non dipingerebbe la propria camera da letto di rosso vivo, probabilmente non vorrai guardare lo schermo punteggiato di etichette rosse.
Da quando ho iniziato a codificare a colori la mia casella di posta, ho notato un cambiamento significativo anche solo nell'anticipazione di aprire la mia email. Posso vedere visivamente cosa richiede la mia attenzione e quando, e il sistema mi fornisce un piano per affrontare la mia lista di cose da fare.
Uso questo sistema da alcuni mesi e anche se mi trovo ancora più sopraffatto dal mondo grande, sono in grado di rivalutare ciò che necessita di prioritizzazione in modo più efficiente e, in cambio, di essere più produttivo durante il modo. Sicuramente mi sento meno spinto a fare tutto in una volta e so, da un solo sguardo, cosa richiede la mia attenzione. E quando la pandemia finisce, ho intenzione di attenermi a questo sistema solo perché rende la mia vita un po 'meno stressante, una scheda alla volta.
