Le liste di cose da fare possono essere una benedizione e una maledizione. Possono aiutarti a ricordare compiti importanti tirando fuori tutto ciò che vuoi realizzare dal tuo cervello e su a pezzo di carta, ma possono anche essere intimidatorio promemoria di tutto ciò che non hai iniziato o non hai tempo per compiere.
Se la tua lista di cose da fare sembra più un nemico che uno strumento utile, potresti prendere in considerazione la possibilità di ripristinare le tue aspettative non solo sull'elenco, ma anche per te stesso. Questi suggerimenti degli esperti per strutturare l'elenco delle cose da fare e riformulare il tuo rapporto con esso ti faranno sentire produttivo piuttosto che sopraffatto.
Inizia dall'inizio, in questo caso incluso dove stai facendo le tue liste. Forse sei una persona pianificatrice. Forse preferisci usare note adesive o su un'app come Evernote. Se c'è un certo formato che funziona davvero con il tuo cervello e il tuo stile di vita, mantienilo. Non sentirti sotto pressione per acquistare un blocco note speciale o scaricare un'app se non fa per te.
"Lo strumento a cui meno resisti è lo strumento che utilizzerai più spesso", consiglia l'esperto di produttività Grazia Marshall. "Se sai che non lo userai, non ti salverà."
La buona notizia è che non esiste un modo "migliore" per strutturare e organizzare la tua lista. Scrittore ed editore Jenée Desmond-Harris twittare sulla struttura della sua lista di cose da fare è diventato virale per una buona ragione: è stato un ottimo esempio di come cambiare il modo in cui organizzi i tuoi compiti può aiutarti a portare a termine le cose e stabilire dei limiti al lavoro ea casa. “Ho iniziato a dividere la mia lista di cose da fare in 1) cose che devo fare, 2) cose che voglio fare e 3) cose che gli altri vogliono che io faccia. Cambio vita! Spesso non arrivo a 3 e alla fine ho capito omg, è questo che significa avere dei limiti?!” ha twittato.
Per fare in modo che la sua lista di cose da fare funzioni per lei, Desmond-Harris annota tutto in Microsoft Word e li sposta finché l'ordine non ha senso. “Ho notato tempo fa che non avevo mai finito con la lista. Raramente arrivavo a un punto la sera in cui potevo andare a fare una passeggiata, o allenarmi, o andare in spiaggia, o leggere un libro o parlare al telefono con i miei cari. […] Ero tipo, 'Chiaramente non sono la persona più impegnata sulla terra, quindi dove va il mio tempo?'", dice a Apartment Therapy. "Quando ho prestato attenzione mi sono reso conto che dopo aver finito il lavoro e le attività di base della vita da adulto (che etichetto 'cose che devo fare') mi stavo bloccando su cose che altre persone volevano che facessi".
Sebbene le piaccia aiutare le altre persone con le loro richieste, si è resa conto che quelle richieste, oltre ad altri compiti lei "si sentiva neutrale" era "interporsi tra me e il tempo libero, tutto a causa di ciò che gli altri volevano", lei disse. "Non è che ho iniziato a dire di no a tutto in questa categoria, ma ho semplicemente messo questi elementi in fondo alla mia lista e se non li raggiungo, va bene".
Puoi anche considerare di suddividere la tua lista in categorie come lavoro contro casa o "da fare" contro "se ho tempo da fare", per aiutarti a stabilire le priorità, dividere e conquistare. Se ti piace spuntare una casella, considera la possibilità di suddividere le attività in "soluzioni rapide" e "progetti più lunghi" e svolgere prima le attività rapide per darti una spinta alla realizzazione. Se sei una persona visiva, codificare a colori la tua lista potrebbe essere la chiave.
Esperto di gestione del tempo Laura Vanderkam consiglia di fare due elenchi, incluso un grande dump del cervello di tutto ciò che vuoi fare e un elenco più piccolo di circa cinque attività che dovrai assolutamente svolgere quel giorno. “Questo non è il modo in cui la maggior parte delle persone fa le proprie liste; lo rendono più una lista dei desideri", spiega. “Non è utile, perché quando metti 30 elementi in una lista di cose da fare ogni giorno, non li farai tutti e 30. Non c'è virtù nel mettere qualcosa in una lista di cose da fare e non farlo".
Invece, Vanderkam consiglia di pensare alla lista giornaliera più piccola come a un contratto con te stesso. "Quando qualcosa va nella lista delle cose da fare di oggi, significa che lo farai oggi", dice. "Se lo fai, devi davvero stabilire le priorità e pensare a ciò che deve effettivamente accadere oggi... e inizi a sentirti molto meglio riguardo alla tua lista di cose da fare".
Non sei sovrumano. "Vedi la lista delle cose da fare di oggi come il menu, non il pasto", consiglia Marshall. "Potresti fare un grosso dump del cervello e mettere tutto ciò che devi fare a un certo punto nella tua lista, ma se provi a lavorare da quello potrebbe essere travolgente. Se lo vedi come un menu, scegli quello per cui hai la capacità, proprio come quando entri in un ristorante. Se hai a che fare con un particolare giornata pesante di riunioni e non avrai il tempo di portare a termine un lavoro ininterrotto, non esercitare pressioni inutili su te stesso per realizzare qualcosa che non è assolutamente urgente.
Marshall consiglia di sederti e sfogliare le tue liste di cose da fare su base settimanale. "Una volta alla settimana è un buon controllo", dice. "Questo ti aiuta a vedere gli schemi e ti aiuta a pensare e pianificare in anticipo." Mentre lei usa le sue cose da fare elenco ogni giorno, "scansiona l'orizzonte" settimanalmente per vedere cosa sta succedendo e dove può ottimizzarla volta.
Anche i piani migliori possono andare storti e la vita succede. Una volta trovato un flusso di cose da fare che funziona per te, potresti scoprire che ti senti più a tuo agio a spostare le attività o ad ammettere che qualcosa non verrà fatto quel giorno. "Inizierai a sentirti più sicuro nell'assegnarti le cose per giorni diversi", condivide Vanderkam. "Puoi dire: 'Sì, ho bisogno di scrivere questo promemoria, e oggi non si adatta, ma se so che se lo inserisco nella lista per mercoledì sarà fatto.'" Non stai inserendo qualcosa fuori fino a domani; stai dando al compito il tempo e lo spazio che merita per un lavoro ben fatto.
Kara Nesvig
Collaboratore
Kara Nesvig è cresciuta in un allevamento di barbabietole da zucchero nelle zone rurali del Nord Dakota e ha fatto il suo primo colloquio professionale con Steven Tyler all'età di 14 anni. Ha scritto per pubblicazioni tra cui Teen Vogue, Allure e Wit & Delight. Vive in un'adorabile casa degli anni '20 a St. Paul con suo marito, il loro Cavalier King Charles Spaniel Dandelion e molte, molte paia di scarpe. Kara è una lettrice vorace, superfan e copywriter di Britney Spears, in quest'ordine.