C'è sempre quell'amico. Sai, quello con 76 messaggi vocali inauditi, 150 testi non letti e - gulp - 15.964 e-mail non lette nella sua casella di posta. (O forse quel "amico" sei tu.) In entrambi i casi, mantenere la posta in arrivo ordinata o addirittura raggiungere Inbox Zero può sembrare una sfida impossibile per #adulting. Ma la pulizia digitale della casa non deve essere il tuo lavoro preferito meno.
Poiché tutti applicano il metodo KonMari alle loro case, abbiamo selezionato alcuni esperti di produttività per fornire alcuni suggerimenti su come portare l'arte magica di mettere in ordine la posta in arrivo.
Per email importanti come itinerari di viaggio, coupon e informazioni del proprietario che desideri archiviare in un secondo momento, collega il tuo account a un'app per le note come Evernote. "Con il e-mail nella funzione Evernote, sarai in grado di inviare queste email direttamente su taccuini come "Prossimi viaggi", "Compiti" e "Affari" ", afferma Forrest Bryant, direttore editoriale di Evernote.
Odio perdere tempo a presentare le email in arrivo? Soluzione semplice, afferma Bryant: “Installa etichette intelligenti in Gmail o regole in Outlook per ordinare automaticamente le email che ricevi in base al mittente o alle parole chiave in modo da non perdere tempo a archiviare e-mail in arrivo nelle cartelle appropriate o cercare quel messaggio dal tuo capo da un mese fa."
Se lo spam ti sta caricando la posta in arrivo, prendi l'abitudine di annullare l'iscrizione regolarmente tramite un'app come Unroll.me. Puoi anche annullare l'iscrizione manualmente cercando la parola chiave "annulla iscrizione" nella casella di ricerca della tua email. “Quando ho cinque o 10 minuti prima della mia prossima riunione o sono in attesa al telefono, provo a annullare l'iscrizione circa cinque e-mail alla volta, che mantengono il compito gestibile ", afferma Shay Paulson, proprietario e stratega dei media a Merit Media.
Mentre un'e-mail veloce per pianificare una riunione sembra conveniente, questi sono esattamente i tipi di thread che intasano le nostre caselle di posta. Risparmia tempo e previene l'ingombro della posta in arrivo utilizzando un sistema di calendario online come Pianificazione della precisione o Calendly anziché. "In questo modo è possibile sincronizzarlo con Gmail o il calendario di lavoro e fare in modo che le persone pianifichino un orario per incontrarsi o chattare quando è conveniente per tutti", afferma Business Coach Lindsey Anvik.
Quanto è fastidioso cercare manualmente quell'e-mail con le informazioni necessarie per fare qualcosa al lavoro? Anvik raccomanda di ridurre le catene di e-mail non necessarie con sistemi di gestione dei progetti simili asana o Campo base. "Entrambi dispongono di un'app e di notifiche, che ti consentono di tenere facilmente traccia di progetti e clienti in uno spazio senza il mal di testa di ordinare e cercare nella tua casella di posta", afferma.
Se stai attualmente utilizzando la posta elettronica per collaborare con gruppi o team di persone, Anvik afferma che un'app di chat esterna come Skype o allentato può permetterti di comunicare facilmente domande e ottenere risposte immediate invece di dover attendere una risposta via email.
Natalie Wise, autrice di “Manuale di autodisciplina, "Ha un trucco geniale per ottenere il massimo chilometraggio possibile dalla tua firma. "Invece di inserire semplicemente il tuo nome e il tuo titolo, aggiungi ore attive di controllo e-mail, informazioni comuni che invii nelle tue e-mail e il modo migliore per contattarti", afferma. "Prova", preferisco parlare via SMS. Sentiti libero di scrivermi al mio numero per una risposta più rapida. ""
Un altro modo per mantenere una casella di posta pulita? Compartimentalizzare creando quattro account e-mail separati che servono a scopi specifici. Organizzatore professionale e consulente di produttività Josephine Page ne suggerisce uno per questioni personali, uno per lavoro, uno per e-mail di marketing e uno per i social media. "Ogni indirizzo email può essere un derivato del primo, come" douglasP "per personale o" douglasB "per lavoro", afferma. "È meno schiacciante rivedere ed eseguire un piano d'azione per ogni email se si impostano indirizzi email separati".
Anche se impedisci alle e-mail inutili di sporcare la posta in arrivo, non sei fuori dai boschi per la manutenzione. Justin Lavelle, direttore delle comunicazioni per BeenVerified, dice che fissa una data regolare per gestire le sue e-mail. "Scegli un orario ogni settimana per mantenere la tua casella di posta. Durante quel periodo, blocca il tuo calendario e silenzia il telefono. Proteggi il tempo come faresti con qualsiasi altro incontro importante e organizzati ”, afferma. "Spazza via l'irrilevante, archivia il completo e dai la priorità all'elenco delle cose da fare."
